Dlaczego warto pisać procedury apteczne?

Dlaczego warto pisać procedury apteczne?

Procedury, instrukcje, formularze – można je kochać lub nienawidzić. Wielu uważa je za „zło konieczne” – kojarzą się przede wszystkim z biurokracją, narzucaniem gotowych rozwiązań i ograniczaniem kreatywności. Jednak w niektórych zakresach standaryzacja, powtarzalność i przewidywalność przynoszą wymierne korzyści. Wydaje się, że w aptece takich obszarów jest co najmniej kilka.

Procedura jako obraz procesu

Na co dzień – czy tego chcemy czy nie – i tak korzystamy z procedur i instrukcji. Rodzajem instrukcji jest przecież przepis kulinarny, wzór na haft czy bardzo popularne ostatnio „tutoriale” (samouczki) – pisane „krok po kroku”, ilustrowane lub w formie wideoporadnika. Instrukcje także sami piszemy, często nieświadomie i to na własny użytek – na przykład wtedy, kiedy mówimy „poczekaj, zapiszę sobie, jak Ty to robisz”.

Czy procedura lub instrukcja muszą być udokumentowane, czyli spisane? Nie muszą — możliwe jest realizowanie procedury zadysponowanej ustnie, czyli po prostu wykonywanie danych czynności ustalonym z góry, „utartym sposób postępowania”. Może być to dobre rozwiązanie w małych, rodzinnych firmach. Niestety „czynnik ludzki” powoduje, że nader łatwo o rozmycie się treści w ten sposób ukształtowanej procedury. Brak dokumentu może być także zakwestionowany podczas kontroli zewnętrznych. Preferowaną formą dokonywania ustaleń w przedsiębiorstwie takim jak apteka, będzie zatem formuła pisemna.

Czym się różni procedura od instrukcji i formularza?

Procedura na ogół jest dokumentem nadrzędnym w stosunku do instrukcji. Procedura opisuje problem wymagający uporządkowania – wyjaśnia co będziemy robić, dlaczego, jakie czynności będą się składały na cały proces i na ogół jest ważna dla wszystkich pracowników. Instrukcja zaś opisuje konkretne zadanie i wyjaśnia, jak dokładnie należy je wykonywać „krok po kroku” – uszczegóławia zapisy procedury i często dotyczy tylko określonych pracowników (tak powstają np. instrukcje stanowiskowe). Formularz natomiast jest to czysty blankiet o określonym wzorze, w którym prowadzone są zapisy – tj. daty, godziny, podpisy osób wykonujących. Rodzajem formularza o ustalonej strukturze, który się wypełnia według wzoru jest na przykład książka kontroli, ewidencja sporządzanych w aptece leków recepturowych czy zwykła pracownicza lista obecności.

Przykładowe drzewko pokazujące strukturę dokumentów przygotowanych na potrzeby pracy w recepturze.

Skąd czerpać wiadomości do opracowywania procedur?

Przede wszystkim – z przepisów prawa, tam gdzie regulują one interesujące nas kwestie. Na przykład rozporządzenie w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu wstrzymywania i wycofywania z obrotu produktów leczniczych i wyrobów medycznych zawiera szereg informacji dotyczących sposobu postępowania oraz gotowy już wzór formularza – raportu o podjętych działaniach zabezpieczających.

Zaglądajmy do materiałów branżowych i pytajmy o zdanie współpracowników

Opracowując własne procedury warto opierać się na źródłach takich jak podręczniki, wytyczne i standardy, piśmiennictwo fachowe czy Farmakopea Polska. Ufajmy także naszemu doświadczeniu i rozmawiajmy ze współpracownikami. Ich udział w opracowaniu dokumentacji nie tylko pozwoli na wgląd w zagadnienie z innej perspektywy, ale również spowoduje, że taka procedura będzie chętniej przestrzegana i realizowana.

W niektórych przypadkach można skorzystać z gotowych już materiałów. Przykładowo schemat dezynfekcji rąk preparatem na bazie alkoholu „krok po kroku” jest powszechnie dostępny, a jeśli mamy możliwość – wydrukowaną i zalaminowaną instrukcję można niekiedy uzyskać od dystrybutorów środków dezynfekcyjnych.

Jak sporządzić dokument „uszyty na miarę”?

Dokument wewnętrzny nie może być z przepisem prawa sprzeczny, ale może – i powinien – uzupełniać go o uregulowania wewnętrzne. Weźmy ponownie przykład dotyczący procedury wstrzymania i wycofania. W procedurze powinny znaleźć się następujące informacje:

  • Kto i jak często dokonuje sprawdzenia decyzji GIF? Przykładowe rozwiązanie: magister farmacji obecny na zmianie tuż po jej objęciu oraz na zakończenie pracy.
  • W jaki sposób dokonujemy zabezpieczenia produktów wycofanych lub wstrzymanych? Przykładowe rozwiązanie: należy dokonać blokady sprzedaży w programie aptecznym (tutaj można podać dokładny sposób postępowania charakterystyczny dla danego oprogramowania), leki objęte decyzją należy umieścić w zamykanym pudełku opisanym „Produkt wstrzymany/wycofany” (tutaj można podać dodatkowo, gdzie dokładnie w danej aptece wydzielone jest miejsce na takie produkty).
  • W jaki sposób dokumentujemy podjęte działania w związku z otrzymaniem decyzji? Przykładowe rozwiązanie: do decyzji dołączamy notatkę z datą i godziną wpływu, podpisem osoby, która ją przyjęła, stanem magazynowym stwierdzonym na moment otrzymania decyzji oraz innymi informacjami związanymi z przychodem i rozchodem serii leku objętej decyzją.

W przypadku apteki szpitalnej, która musi decyzję zrealizować nie tylko w swoim magazynie, ale także na oddziałach, do uregulowania pozostają dodatkowe kwestie, takie jak w jaki sposób przekazać decyzję na oddział i kto ma być jej odbiorcą ( czy w jaki sposób lek wstrzymany lub wycofany ma być przekazany do apteki. Przykładowe rozwiązanie może polegać na przekazaniu decyzji drogą telefoniczna lub pocztą e-mail na adres pielęgniarki oddziałowej lub przekazanie wydrukowanego dokumentu do osoby upoważnionej do nadzoru nad apteczką oddziałową.

Jaka powinna być dobra procedura lub instrukcja?

Procedura powinna być prosta, życiowa, zrozumiała, czytelna i przede wszystkim… możliwie krótka. Jeśli nie da się zawrzeć całości na dwóch stronach – warto rozważyć wprowadzenie rozdziałów lub opracowanie kilku mniejszych dokumentów.

W przypadku procedury pisemnej powinna mieć ona strukturę uporządkowaną na rozdziały paragrafy i punkty. Nie należy stosować wypunktowań od znaków typu kropka czy średnik. Dlaczego? Utrudnia to potem odwołanie się do konkretnych zapisów i ich poprawę. Dużo łatwiej jest bowiem wskazać, iż chodzi o zapis znajdujący się w punkcie „4.3. podpunkt b” niż określać, że chodzi o zdanie „w czwartym akapicie, drugi wiersz, czwarte wypunktowanie od kropki”.

Kiedy warto zainwestować czas w opracowanie procedury?

Im większa organizacja, tym konieczność wdrożenia procedur jest bardziej widoczna i istotna. Jednak nawet w małej aptece może istnieć potrzeba i zasadność opracowania wybranych procedur i instrukcji.

W aptece są sytuacje, kiedy należy szybko wykonać konkretne czynności w ściśle określonej kolejności – w takich przypadkach dokumenty zawierające odpowiednie wytyczne sprawdzą się bardzo dobrze. Takim przykładem może być procedura podejmowania działań w przypadku wykrycia błędu w realizacji recepty czy też postępowania w przypadku decyzji GIF dotyczących wycofania lub wstrzymania produktów leczniczych.

Procedury oraz instrukcje warto zastosować także do czynności i procesów o większym stopniu skomplikowania, gdy wymagane jest zachowanie odpowiedniej kolejności oraz przy czynnościach, w przypadku których pominięcie któregoś z etapów może mieć negatywny wpływ na rezultat końcowy.

Nie trzeba jednak mieć procedur na wszystko. Rozbudowując „księgę procedur” warto pamiętać, że zapisy poszczególnych dokumentów nie mogą się wykluczać.

Kiedy napisanie procedury jest konieczne?

W niektórych przypadkach na konieczność przygotowania procedury wskazują jasno przepisy prawa lub wytyczne instytucji kontrolujących. Na przykład ustawa Prawo farmaceutyczne precyzuje, iż w przypadku aptek szpitalnych „są ustalane procedury wydawania produktów leczniczych oraz wyrobów medycznych”. Przepisy mówią także, że do zadań kierownika apteki należy osobiste kierowanie apteką, obejmujące zapewnienie prawidłowego wykonywania procedur obowiązujących w aptece. Aby kontrolować wykonanie procedur, trzeba je oczywiście najpierw stworzyć.

Ponadto apteki szpitalne działające w podmiotach, które uzyskały lub starają się o akredytację włączane są w opracowanie i realizację co najmniej kilku standardów. W rozdziale „Farmakoterapia” opisano punktowane wytyczne, w których sprecyzowano wymagania dotyczące między innymi zasad stosowania leków spoza receptariusza, pozyskiwania leków w trybie nagłym czy bezpiecznego przechowywania leków.

Opracowane procedury są wymagane albo co najmniej zalecane w systemach zarządzania jakością. W przypadku systemu HACCP od aptek – w związku z faktem, że dokonują one obrotu suplementami diety – oczekuje się jedynie spełnienia warunków wstępnych. Wśród nich wymieniane są jednak między innymi procedury ochrony przed szkodnikami czy procedury sanitarne.

Natomiast w przypadku RODO, nie ma obowiązku mówiącego wprost jakie dokładnie procedury należy wdrożyć. Natomiast zgodnie z rozporządzeniem administrator danych ma obowiązek wykazać, iż przestrzegane są zasady ochrony danych osobowych. Przygotowanie i wdrożenie odpowiedniej dokumentacji może niewątpliwie stanowić element potwierdzający, że odpowiednie działania zostały podjęte.

Korzyści z wdrażania procedur w aptece

Procedura nie pozwala wykonywać pewnych czynności w sposób dowolny. Jest często wyrazem woli pracodawcy lub przełożonego – „chcę, abyś tego typu sprawy załatwiał w ten sposób, a te czynności powinny być wykonywane tak” i ogranicza konieczność osobistego nadzoru nad każdym procesem czy sytuacją problemową.

Procedura chroni także pracownika w sytuacji, kiedy pomimo iż postępował on zgodnie z wytycznymi doszło np. do wytworzenia produktu złej jakości. Procedura zabezpiecza także pracodawcę, ponieważ pracownik zaopatrzony w pisemne reguły z mniejszym prawdopodobieństwem postąpi niezgodnie z wytycznymi.

Podsumowanie

Proceduralizacja będzie procesem postępującym. Rozwiązaniem pozwalającym zniwelować niechęć personelu do realizowania procedur jest zaproszenie współpracowników do ich tworzenia i doskonalenia. Dzięki temu wiedza i umiejętności pracowników nie przepadają, ale stają się dorobkiem firmy. Popatrzmy na procedury jak na sposób zapobiegający marnotrawieniu zasobów – materiałów i czasu personelu – a na pewno uda się z nimi „zaprzyjaźnić”.

mgr farm. Olga Sierpniowska